Tämä rekisteri- ja tietosuojaseloste on laadittu EU yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti.

Laatimispäivä: 1.5.2024
Viimeksi päivitetty: 6.8.2026

1. Rekisterinpitäjä

Filmillä Oy
Y-tunnus: 3509088-6

Yhteyshenkilö:
Heidi Kajaan

2. Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö

Heidi Kajaan

Sähköposti: sposti[at]filmilla.fi

3. Rekisterin nimi

Filmillä Oy asiakas- ja markkinointirekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste, käyttötarkoitus ja rekisterin sisältö

Filmillä Oy käsittelee henkilötietoja asiakassuhteen hoitamista varten. Käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, joka perustuu asiakassuhteeseen. Henkilötietoja käytetään asiakasviestintään, asiakassuhteen ylläpitämiseen sekä markkinointiin.

Markkinointia varten henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella. Suostumus on dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen.

Filmillä Oy ei käytä henkilötietoja automatisoituun päätöksentekoon eikä profilointiin.

Asiakasrekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

• nimi

• osoite

• puhelinnumero

• sähköpostiosoite

• tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista

• laskutustiedot

• muut asiakassuhteeseen tai tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Verkkosivuston käytön yhteydessä voidaan käsitellä IP-osoitteita sekä palvelun toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä. Näitä tietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella esimerkiksi tietoturvan varmistamiseksi sekä verkkosivuston käyttöä koskevien tilastojen keräämiseksi silloin, kun tiedot voidaan katsoa henkilötiedoiksi. Muiden kuin välttämättömien evästeiden käyttöön pyydetään tarvittaessa käyttäjän suostumus.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan pääasiassa rekisteröidyltä itseltään. Tietoja voidaan kerätä esimerkiksi:

• verkkosivujen lomakkeiden kautta

• sähköpostitse

• Google Forms -lomakkeilla

• puhelimitse

• sosiaalisen median palveluiden kautta

• sopimuksista

• asiakastapaamisista

• muissa tilanteissa, joissa asiakas luovuttaa tietojaan Filmillä Oy.

6. Uutiskirje

Uutiskirjeen tilaajista tallennetaan sähköpostiosoite. Muita henkilötietoja ei uutiskirjeen tilaamisen yhteydessä kerätä.

Uutiskirjeen tilauksen voi peruuttaa milloin tahansa jokaisen uutiskirjeen lopussa olevan peruutuslinkin kautta.

7. Henkilötietojen luovutukset ja käytettävät palvelut

Filmillä Oy käyttää liiketoiminnassaan useita ulkopuolisia palveluntarjoajia henkilötietojen käsittelyyn.

Google Workspace (Forms, Search Console, Gmail, Drive ym.)
Google-palveluita käytetään asiakassuhteiden hoitamiseen ja liiketoiminnan tukena. Lisätietoja: https://policies.google.com/privacy?hl=fi

Procountor Solo
Laskutukseen liittyvät henkilötiedot siirretään Procountor Solo -palveluun asiakaslaskutusta varten. Palvelu noudattaa tietosuoja-asetuksen vaatimuksia ja sillä on ISO 27001 -sertifioitu tietoturva.

Pic-Time Inc
Asiakasgallerioiden toteuttamiseen voidaan siirtää asiakkaan etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite sekä kuvia. Lisätietoja: https://www.pic-time.com/#PrivacyPolicy

HubSpot
HubSpotia käytetään asiakkuudenhallintaan ja markkinoinnin tukena. Verkkosivuston lomakkeilla annetut tiedot voidaan siirtää HubSpotiin Zapier-integraation avulla. Zapier toimii tietojen välittäjänä eikä käytä tietoja omiin tarkoituksiinsa, vaan käsittelee niitä Filmillä Oy:n lukuun. Lisätietoja: https://knowledge.hubspot.com/fi/privacy-and-consent/hubspot-cookie-security-and-privacy

Zapier
Zapier-palvelua käytetään verkkosivuston lomakkeiden ja HubSpotin välisenä integraationa henkilötietojen automaattiseen siirtämiseen. Zapier käsittelee tietoja Filmillä Oy:n toimeksiannosta ja toimii henkilötietojen käsittelijänä. Lisätietoja: https://zapier.com/privacy

Squarespace
Verkkosivusto toimii Squarespace-alustalla, joka käyttää evästeitä. Lisätietoja: https://www.squarespace.com/cookie-policy

Narrative Select
Narrative Select -palvelua voidaan käyttää kuvien valinnassa. Palvelu käyttää evästeitä. Lisätietoja: https://narrative.so/privacy-policy

Calendly
Calendly-palvelua käytetään ajanvaraukseen. Lisätietoja: https://calendly.com/legal/privacy-notice

Blackmagic Design (DaVinci Resolve)
DaVinci Resolve -ohjelmistoa käytetään videoiden editointiin. Lisätietoja: https://www.blackmagicdesign.com/fi/privacy

Aftershoot
Aftershoot-palvelua käytetään asiakaskuvien valintaan ja valokuvauksen työnkulun tehostamiseen. Palvelu hyödyntää tekoälyä esimerkiksi kuvien analysoinnissa, valinnassa ja editoinnin avustamisessa. Käsiteltävät tiedot voivat sisältää asiakaskuvia sekä niihin liittyviä metatietoja. Lisätietoja: https://aftershoot.com/privacy-policy/

8. Tekoälyominaisuuksien käyttö

Filmillä Oy käyttää toiminnassaan palveluita, jotka sisältävät tekoälyominaisuuksia, kuten Google Workspace- ja HubSpot-palveluita. Näitä ominaisuuksia voidaan hyödyntää esimerkiksi sähköpostiviestinnän, asiakasyhteydenpidon, markkinoinnin ja sisällöntuotannon tukena.

Tekoälyominaisuuksia käytettäessä käsiteltävät henkilötiedot määräytyvät sen mukaan, mitä tietoja kyseiseen palveluun on tallennettu tai mitä tietoja käyttäjä käsittelee palvelun kautta. Filmillä Oy huolehtii siitä, että henkilötietojen käsittely tapahtuu voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja että käytettävien palveluntarjoajien kanssa on tarvittavat henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset.

Filmillä Oy hyödyntää tekoälyä myös markkinointisisältöjen ideoinnissa ja luonnostelussa, tuote- ja havainnekuvien luomisessa, alkuperäisten tuotekuvien tekoälyavusteisessa muokkaamisessa sekä verkkosivustojen hakukoneoptimoinnin (SEO) ja tekoälyavusteisiin hakuihin optimoinnin (AIO) tukena. Tekoälyä voidaan käyttää esimerkiksi sisältöjen suunnittelussa, rakenteiden kehittämisessä, avainsanojen ideoinnissa ja sisällön laadun kehittämisen tukena. Lisäksi tekoälyä käytetään valokuvauksen työnkulun tukena esimerkiksi kuvien valinnassa ja käsittelyssä.

Kaikki julkaistava sisältö sekä asiakastyöhön liittyvät päätökset ja tuotokset tarkastetaan ja hyväksytään aina ihmisen toimesta. Tekoälyä ei käytetä asiakkaisiin kohdistuvaan automatisoituun päätöksentekoon eikä profilointiin.

9. Rekisterin suojaus

Henkilötietoja käsitellään huolellisesti ja asianmukaisia tietoturvatoimia noudattaen. Sähköiset rekisterit suojataan teknisin toimenpitein.

Tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden työtehtävät sitä edellyttävät.

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen asiakassuhteen hoitamiseksi, lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi tai siihen tarkoitukseen, johon tiedot on kerätty. Kirjanpitoon liittyviä tietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan. Markkinointia varten kerättyjä tietoja säilytetään, kunnes rekisteröity peruuttaa suostumuksensa tai pyytää tietojensa poistamista.

10. Tarkastusoikeus ja tietojen oikaisu

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat henkilötiedot sekä pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.

Tarkastus- tai oikaisupyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti sähköpostitse tai verkkosivujen yhteydenottolomakkeella. Tarvittaessa rekisterinpitäjä voi pyytää henkilöllisyyden varmentamista.

Pyyntöihin vastataan EU yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisessa määräajassa, pääsääntöisesti yhden kuukauden kuluessa.

11. Muut rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista ("oikeus tulla unohdetuksi") silloin, kun rekisterinpitäjällä ei ole lakisääteistä velvollisuutta säilyttää tietoja.

Lisäksi rekisteröidyllä on EU yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten oikeus henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa.

Näitä oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti sähköpostitse tai verkkosivujen yhteydenottolomakkeella. Tarvittaessa rekisterinpitäjä voi pyytää henkilöllisyyden todentamista ennen pyynnön käsittelyä.

Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöihin EU yleisen tietosuoja-asetuksen edellyttämässä määräajassa, pääsääntöisesti yhden kuukauden kuluessa.